بإيجاز
يجب أن يبين جدول المطابقة أساس كل علاقة، وأن يحافظ على إمكان الرجوع إلى القيد الأصلي.
في هذه المقالة قراءة: 2 دقيقة
احفظ الملفات الأصلية
تُعد قبل المعالجة قائمة تتضمن الملف والمصدر والحساب والعملة والفترة والصيغة. وتُحفظ الأصول منفصلة عن جداول العمل. وإذا كان الكشف جزئياً، يُذكر ذلك فوراً. ويجب أن يتيح سطر العمل تحديد الملف أو الورقة أو الصفحة التي أُخذ منها القيد.
وحّد البيانات لتكون قابلة للمقارنة
يجب قراءة التواريخ والفواصل العشرية والعملات واتجاهات الحركة بصورة موحدة. وفي الوقت نفسه تُحفظ القيمة الأصلية بجانب القيمة المعالجة. ومن المهم التمييز بين تاريخ المعاملة وتاريخ قيدها في الحساب، وعدم اعتبار العمولة جزءاً من التحويل دون تحقق. ولا تُستبدل القيم غير المحددة بصفر.
تحقق من التكرار والتحويلات الذاتية
قد تُدرج المعاملة الواحدة في عدة تنزيلات لفترات متداخلة. ويظهر التحويل بين الحسابات الذاتية من الجانبين، ولا ينبغي أن يزيد آلياً حجم المبالغ الخارجية الواردة. وتُوثّق قاعدة استبعاد التكرار؛ ولا يكفي تشابه المبلغ والتاريخ وحده لحذف سطر.
تحقق من العلاقة المفترضة
تُطابق المبالغ والتواريخ والبيانات والغرض والمستندات. وتُدرس المدفوعات الجزئية ورد الأموال والعمولات المقتطعة والتحويل بين العملات بصورة منفصلة. ومن المفيد تسجيل ما إذا كانت العلاقة مثبتة أو تحتاج إلى بيانات إضافية أو لا تزال فرضية عمل. ويجب أن يعكس مخطط التحويلات هذه الفروق.
راجع النتيجة
تُراجع مجاميع جداول العمل بمقارنتها ببيانات الضبط المتاحة في الكشوف ضمن الفترة المتفق عليها. وتُوصف الانحرافات والأجزاء الناقصة بصورة منفصلة. ويجب أن تستند نتيجة مصدر الأموال إلى حركة الأموال ومستندات أساس المبالغ الواردة معاً. ولا تحل المطابقة التقنية محل المستندات الغائبة.
| الحقل | الغرض |
|---|---|
| المصدر ورقم القيد | الرجوع إلى المستند الأصلي |
| الحساب والعملة والاتجاه | فصل التدفقات المختلفة |
| تاريخ المعاملة والقيد | فحص التسلسل الزمني |
| المبلغ والبيانات | مطابقة الحلقات المفترضة |
| أساس العلاقة وحدودها | فصل الواقعة عن فرضية العمل |