En pocas palabras
La tabla de cotejo debe mostrar el fundamento de cada relación y permitir volver al registro original.
En este artículo 2 min de lectura
Conserve los archivos originales
Antes del tratamiento se elabora un inventario: archivo, fuente, cuenta, moneda, período y formato. Los originales se conservan separados de las tablas de trabajo. Si un extracto es parcial, se indica desde el principio. Cada fila de trabajo debe permitir identificar el archivo, la hoja o la página de donde procede el registro.
Normalice los datos para compararlos
Las fechas, los separadores decimales, las monedas y las direcciones del movimiento deben interpretarse uniformemente. El valor original se conserva junto al procesado. Hay que distinguir la fecha de la operación de la fecha de contabilización y no considerar una comisión parte de la transferencia sin comprobarlo. Los valores indeterminados no se sustituyen por cero.
Compruebe duplicados y transferencias propias
Una misma operación puede aparecer en varias exportaciones de períodos solapados. Una transferencia entre cuentas propias se refleja en ambos extremos y no debe aumentar mecánicamente el volumen de ingresos externos. La regla de eliminación de duplicados se documenta; la similitud de importe y fecha no basta por sí sola para eliminar una fila.
Compruebe la relación supuesta
Se comparan importes, fechas, datos bancarios, conceptos y documentos. Los pagos parciales, las devoluciones, las comisiones retenidas y la conversión de moneda se estudian por separado. Conviene registrar en la tabla si la relación está confirmada, requiere datos adicionales o sigue siendo una hipótesis de trabajo. El esquema de transferencias debe reflejar esas diferencias.
Controle el resultado
Los totales de las tablas de trabajo se concilian con los datos de control disponibles de los extractos dentro del período acordado. Las desviaciones y los tramos incompletos se describen por separado. La conclusión sobre el origen de los fondos debe apoyarse no solo en el movimiento del dinero, sino también en los documentos que fundamentan los abonos. El cotejo técnico no suple su ausencia.
| Campo | Finalidad |
|---|---|
| Fuente y número de registro | Volver al documento original |
| Cuenta, moneda y dirección | Separar los distintos flujos |
| Fecha de operación y de contabilización | Comprobar la secuencia temporal |
| Importe y datos bancarios | Comparar los eslabones supuestos |
| Fundamento de la relación y limitación | Distinguir el hecho de la hipótesis de trabajo |